Una de las cuestiones que se plantean las personas que ya lo ha sufrido o que inician una actividad económica, es cómo puede evitar o prevenir los impagos. Te vamos a dar una directrices que te pueden ayudar, por lo menos evitar gran parte de casos de impagos.
Cómo prevenir los impagos
La mayoría de las relaciones que surgen en el ámbito de la empresa son económicas, en el sentido que una de las contraprestaciones de la relación entre la empresa y el cliente (empresario o profesional) va a consistir en la entrega de una cantidad de dinero en un plazo determinado. En un mundo ideal todas las transacciones serían al contado y por lo tanto nunca habría impagos, pero como todos sabemos que la realidad es otra, lo cierto es que, en no pocas ocasiones, nos encontramos con que el cliente se retrasa en el pago o directamente no paga.
La morosidad afecta prácticamente a todos los sectores y a todo tipo de empresas, y realmente es un gran problema para las pequeñas y medianas empresas. Por ello, cuando nos encontramos ante esta situación siempre nos preguntamos qué podemos hacer y, sobre todo, que podríamos haber hecho para evitar el impago de nuestros servicios. En estas líneas intentaremos responder a estas preguntas de una forma sencilla.
¿Cuándo se considera que estamos ante un impago?
Existe impago cuando han transcurrido los plazos establecidos para para pagar. En muchas ocasiones estos plazos se establecen contractualmente, pero si no ha sido así, la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece un plazo general de pago es de 30 días a contar desde la fecha de recepción de los bienes o de la realización de los servicios. Cuando han transcurrido estos plazos sin haberse hecho efectivo el pago podemos considerar que estamos ante un impago.
¿Qué podemos hacer para reducir el riesgo de impago?
Para evitar el impago, reduciendo el riesgo de este, tenemos que tener siempre presente el lema de que “más vale prevenir que curar”, en nuestra empresa o negocio se pueden realizar una serie de actuaciones (en realidad muy sencillas) que pueden minimizar mucho el riesgo de impago. Veamos algunas:
1.- Investigar la solvencia del cliente
Existen diferentes empresas que prestan este tipo de servicios de forma muy rápida y económica elaborando informes comerciales y jurídicos de las empresas. Mediante estos informes se puede conocer la vida jurídica de la empresa (cuando se constituyó y en qué forma), las personas que ostentan cargos de la misma, la evolución de su facturación, su número de trabajadores, si consta en algún registro de morosos, si tiene o ha tenido, procedimientos judiciales abiertos con condenas, si se ha decretado su insolvencia, etc.
Con esta información al menos tenemos un argumento sólido para saber si puede hacer frente a los pagos, y no vamos a tener problemas de cobro en general.
2.- Documentar perfectamente todas las operaciones comerciales
Es fundamental que el cliente firme un contrato o nota de encargo. Desde el punto de vista preventivo es un elemento fundamental. Por una parte el cliente conoce desde el principio cómo y cuándo se va a realizar la prestación o el servicio, las obligaciones que asume y las consecuencias que acarrea el incumplimiento. Además tener bien documentadas las obligaciones de ambas parte permitirá, en el caso del indeseado impago, recurrir al auxilio de los tribunales con todas las garantías. No es necesario que para cada cliente se firme un contrato distinto, sino que en la mayoría de las ocasiones bastará con tener bien redactado un contrato con condiciones generales que sirvan para todos (o casi todos) los clientes.
Si por el tipo de sector en el que actuamos no es posible firmar un contrato sí debe contarse al menos con presupuesto o pedido firmado y/o sellado por cliente y, con partes de trabajo o albaranes detallados en los que consten los trabajos realizados o las mercancías entregadas también firmados y/o sellados por el cliente.
Por último, es necesario confeccionar y remitir la factura al cliente a la mayor brevedad. Parece una obviedad, pero lo cierto es que el tiempo juega en nuestra contra. Cuando más tardemos en enviar la factura más difícil resultará el cobro.
3.- Solicitar un anticipo o provisión de fondos
Una manera de al menos asegurarnos parte del cobro y evitar el impago, es siempre que el tipo de bienes o servicios que prestemos lo permita, solicitar al cliente un anticipo o provisión de fondos en el momento de contratar. De esta forma nos aseguramos de que, al menos, cobraremos parte de los servicios o de las mercancías entregadas. Por supuesto, esta solicitud debe quedar también debidamente documentada.
4.- Establecer una política de crédito
Para minimizar y evitar los impagos la empresa debe conocer perfectamente cuál es el límite de riesgo de impago que puede asumir y no excederlo nunca. Además, debe establecer cual el límite de crédito que concede a cada cliente.
5.- Establecer un protocolo de gestión de cobros
La empresa o negocio debe establecer una serie de mecanismos que le permitan adelantarse a los acontecimientos (el impago) y llevar en todo momento la iniciativa. Deben programarse todos los pasos a seguir, y las actuaciones a realizar desde el momento en que se emite la factura hasta el momento en que se decide reclamar judicial el impago. Hablar de protocolos puede parecer complicado, y en ciertas empresas o sectores sin duda lo será, pero en realidad no entraña grandes dificultades. Lo único que exige es ser constantes y metódicos.
Por ejemplo, si la factura se remite por email asegurarse mediante una llamada telefónica al día siguiente de que la factura se ha recibido, que el cliente está conforme con la misma, y que confirmando con él que la pagará a su vencimiento; si el pago no se realiza en metálico en el momento, sustituir el pago mediante transferencia por la domiciliación bancaria; establecer un día a la semana para controlar los vencimientos y los pagos; contactar con el cliente si inmediatamente después del vencimiento no se ha cobrado; establecer un calendario de plazos (razonable) en los que se realizaran gestiones de cobro desde la empresa mediante llamadas telefónicas, correos u otros medios, y el calendario de plazos (también razonable) en los que la deuda pasará a reclamarse judicialmente ya que, como hemos dicho, el tiempo siempre juega en nuestra contra.
Con estas y otras medidas que se pueden implantar de forma relativamente sencilla en la empresa o negocio, se pueden minimizar y prevenir muchos impagos evitando pasar las facturas a la cuenta de pérdidas.
Si tienes cualquier cuestión o quieres asesoramiento no dudes en contactar y solicitar más información a nuestro equipo de abogados expertos en impagos y derecho civil.