El concepto Compliance puede resultar un tanto desconocido en nuestro país para la pequeña y mediana empresa. Pero seguro que casi todos hemos oído hablar de los Programas de Compliance Penal, programas de prevención del acoso, de programas anticorrupción, de códigos éticos, o de canales de denuncia. Todo se reduce a lo mismo. Cuando hablamos de Programas de Compliance hablamos de implantar la cultura de la prevención en nuestra organización. De la adopción de medidas y el establecimiento de controles que reduzcan a la mínima expresión el riesgo de que se cometan ilícitos penales, administrativos o de otra índole, o actos que vayan en contra del código ético de la organización, que puedan provocarle daños tanto económicos como reputacionales.
Qué son los Programas de Compliance
Los Programas de Compliance son los Programas de Cumplimiento Normativo o Corporate compliance, que contienen el plan de prevención de riesgos penales. Por ello el programa compliance de una empresa engloba el plan de prevención además de los principios generales y las políticas de la sociedad que se han de cumplir para poder hacer frente a los riesgos penales. Se puede decir que estos programas marcan un modelo de actuación en una persona jurídica o empresa para la prevención de los riesgos penales.
¿Son obligatorios los Programas de Compliance?
Hoy por hoy no hay obligación legal de tener implantado un Programa de Compliance. Pero igual que es conveniente tener cubiertos determinados riesgos con pólizas de seguros que no son obligatorias, es muy conveniente empezar a interiorizar en empresas y organizaciones la cultura del cumplimiento como un activo de interés.
Algunos de los componentes clave de un programa de cumplimiento normativo incluyen la formación sobre las normas legales y éticas para los empleados y directivos, los procedimientos para denunciar las infracciones o las preocupaciones sobre posibles infracciones, las auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de las directrices y políticas, y los mecanismos eficaces de resolución de conflictos.
Muchas empresas optan también por implantar canales adicionales, como servicios de líneas directas anónimas o disposiciones de denuncia de irregularidades para animar a los empleados a informar de cualquier problema o preocupación que puedan tener en relación con posibles infracciones, como son los canales de denuncia.
Tanto si una empresa tiene un programa de cumplimiento formalizado como si no, es importante que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades y obligaciones cuando se trata de cumplir las leyes y reglamentos pertinentes. Esto significa que las empresas deben proporcionar formación y educación periódicas sobre cuestiones de cumplimiento a todos los empleados, incluidos los directivos.
Por todo ello aunque no son obligatorios, son recomendables ya que evitan el riesgo penal, una mala reputación de la marca o empresa, y proporcionan un entorno de trabajo tanto entre empleados como con clientes, que a la larga mejora la producción y rentabilidad de la empresa.
¿Un activo de interés para quién?
Los programas de compliance son un activo de interés para la empresa, para sus socios, para sus administradores, trabajadores, clientes, etc. Cuando la empresa integra la cultura del Compliance, reduce el riesgo de tomar decisiones empresariales que puedan provocar daños y perjuicios por incumplimientos normativos; reduce el riesgo de que sus miembros y las personas que con ella se relacionan realicen actos que le puedan perjudicar.
¿Es rentable para mi organización implementar un programa de Compliance?
No se puede tomar la decisión pensando en obtener una rentabilidad inmediata. Es más acertado plantearse la pérdida tanto económica como reputacional que podría provocarme no tenerlo. Las administraciones públicas, y también clientes y proveedores privados, empiezan a exigir programas de Compliance para poder contratar con ellas. Incluso hay compañías de seguros que ofrecen condiciones económicas más favorables a la hora de contratar sus productos.
Beneficios de la implementación de un Programa de Cumplimiento Normativo
La implantación de un programa de cumplimiento normativo en una organización tiene muchas ventajas. Algunas de las principales beneficios son:
- La mejora de la gestión de los riesgos y la reducción de los costes legales/regulatorios
- La mejora de las relaciones con los clientes gracias al aumento de la confianza y la transparencia
- La mejora de la moral y el compromiso de los empleados gracias a un mayor enfoque en los valores compartidos y el comportamiento ético
- La mejora de la reputación de la organización como resultado de la percepción positiva entre los clientes, las partes interesadas y el público en general
En última instancia, el hecho de que sea rentable para una empresa implantar un programa compliance dependerá de una serie de factores, como la naturaleza de sus actividades empresariales, los requisitos normativos de su sector industrial, el perfil de riesgo actual de su organización, el impacto potencial del incumplimiento en las relaciones con los clientes o en las operaciones comerciales, etc.
Sin embargo, teniendo en cuenta la creciente demanda de cumplimiento y responsabilidad entre los reguladores, los socios, los clientes y el público en general, es cada vez más que recomendable considerar implantar un sólido programa de cumplimiento lo antes posible. Esto contribuirá no sólo a mitigar el riesgo legal y de reputación, sino también a adelantarse a la competencia y seguir siendo competitivo en tu sector.
¿Es muy complicado implementar un programa de Compliance en mi empresa?
Tratándose de un concepto que abarca tantas medidas no parece tarea sencilla, pero no tiene por qué ser complicado ni costoso. Se trata de comenzar el proceso y de ir evolucionándolo, mejorándolo y adaptándolo a los cambios que va sufriendo la empresa. Lo fundamental, lo que garantiza el éxito es comenzar con la intención de aplicarlo de un modo efectivo.
Suele comenzarse con el establecimiento por escrito de la misión, la visión y los valores de la empresa, y la aprobación del código ético o de comportamiento de mi organización, y con la difusión a todos los niveles de que se trata de normas internas de obligado cumplimiento.
Con esta primera actuación, siempre que se trate de un primer paso dado con el convencimiento de continuar evolucionando el modelo, se puede decir que una organización ha comenzado con la implementación de su programa de Compliance. En definitiva, se trata de un proceso de implementación que puede ser gradual, por fases, pero que debe ser efectivo, no estético o de papel.
¿Qué recursos son necesarios para implementar un programa de Compliance?
Los recursos que se necesitan para implantar un programa de cumplimiento pueden incluir conocimientos especializados en la materia, recursos jurídicos y normativos, recursos informáticos y tecnológicos, programas de formación para los empleados, etc. En última instancia, lo que determina si tienes o no los recursos adecuados para implantar un programa de cumplimiento es tu capacidad para garantizar que será eficaz y sostenible en el tiempo.
Se trata de un traje a medida. No es tanto la cantidad de recursos económicos, financieros y personales que dedique sino la calidad de lo que pueda dedicar. Evidentemente, un programa de Compliance efectivo supone dedicar recursos de la empresa, pero estos deben ser lo que la empresa puede dedicar sin causar un trastorno al negocio. La idea es que se trate de una inversión a largo plazo para la empresa, no una carga inasumible.